1. Rekisteripitäjä ja yhteystiedot
AEL-Amiedu Oy (myöhemmin myös Taitotalo)
Y-tunnus 3008326-5
Postiosoite Valimotie 8, 00380 Helsinki
Sähköposti (tiedustelut ja kyselyt) kirjaamo@taitotalo.fi
2. Käsittelyn oikeusperusta
Oikeutettu etu
Käsittelyn oikeusperusteena on osittain tietosuoja-asetuksen mukainen oikeutettu etu. Työnhakija ja työntekijä voivat kohtuudella odottaa, että heidän henkilötietojaan käsitellään ylläkohdassa kuvattuihin tarkoituksiin, ja käsittely on rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn etujen välisen intressipunninnan perusteella oikeutettua, sillä käsittelyn vaikutus rekisteröityyn on suotuisa (rekrytointiin liittyvä henkilötietojen käsittely) ja käsittelyyn on kohdistettu toimenpiteitä, jotka suojaavat rekisteröidyn etuja (esimerkiksi tietoturvasta huolehtiminen). Rekisterinpitäjällä on oikeus käsitellä henkilötietoja oikeutetun edun nojalla, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut.
Lakisääteinen velvoite
Taitotalon rekrytointirekisterin henkilötietoja käytetään rekrytointiin liittyvissä toimenpiteissä. Näitä toimenpiteitä ovat: kandidaattien arvioiminen ja valitseminen, rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito hakijoihin, haastatteluiden ja soveltuvuustestien toteuttaminen, haastattelujen arviointi ja soveltuvuustestientulosten läpikäynti, rekrytointiin liittyvän raportointidatan kerääminen sekä mahdollisiin oikeusvaateisiin vastaaminen ja puolustautuminen.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Taitotalon rekrytointirekisterin henkilötietoja käytetään rekrytointiin liittyvissä toimenpiteissä. Näitä toimenpiteitä ovat: kandidaattien arvioiminen ja valitseminen, rekrytointiprosessiin liittyvä yhteydenpito hakijoihin, haastatteluiden ja soveltuvuustestien toteuttaminen, haastattelujen arviointi ja soveltuvuustestientulosten läpikäynti, rekrytointiin liittyvän raportointidatan kerääminen sekä mahdollisiin oikeusvaateisiin vastaaminen ja puolustautuminen.
Jotta Taitotalo voi hyödyntää valitsematta jääneen työnhakijan tietoja muissa mahdollisissa nykyisissä ja tulevissa avoimissa tehtävissä, voi Taitotalo erikseen pyytää hakijaa liittymään hakijayhteisöön. Hakijayhteisön jäsenille saatetaan lähettää tietoja hakijaprofiiliin sopivista työpaikoista sekä mahdollisesti muita ajankohtaisia uutisia liittyen Taitotalon avoimiin työpaikkoihin.
4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä
Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyt ovat Taitotalon työnhakijoita.
Rekisteröityjä ovat myös Taitotalon työntekijät, joiden henkilötietoja käsitellään rekrytointijärjestelmän yhteydessä.
Henkilötiedot voivat koskea myös kolmatta tahoa, kuten alihankkijoiden yhteyshenkilöitä. Mikäli työnhakija liittää hakemukseen kolmannen tahon henkilötietoja, vastaa työnhakija siitä, että tällä on siihen lupa.
5. Tietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun: HR-hallinnon IT-järjestelmien toimittajille, rekrytointikonsultille, soveltuvuusarvioinnin toimittajalle, videohaastattelupalvelun toimittajille. Ulkopuoliset toimijat käsittelevät henkilötietoja käsittelijöinä Taitotalon puolesta ja lukuun tietosuojalainsäädännön mukaisten sopimusten mukaisesti.
Tietoja luovutetaan lakisääteistenvelvoitteiden edellyttämissä tilanteissa viranomaisille.
6. Rekisterin tietosisältö
Käsiteltäviä henkilötietoja ovat
- etu- ja sukunimi, puhelinnumero, sähköposti
- työhakemus ja työnhakuprosessiin sisältyvät muut tiedot, kuten kielitaito, koulutus- ja tutkintotiedot, CV:ssä annetut tiedot, valokuva, työ- ja koulutustodistus
- henkilö- ja soveltuvuusarviointeja varten kerätyt tiedot
- mahdollinen videohaastattelu ja siinä annetut tiedot
- työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden (kolmannen tahon) antamat tiedot
- rekrytoinnin etenemiseen ja mahdolliseen karsintaan liittyvät tiedot
7. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn suosittelijalta ja rekrytointikonsultilta.
Rekisterinpitäjä voi kerätä rekisteröidyn suostumuksella henkilötietoja myös muista lähteistä, ellei kyse ole henkilöluottotiedoista tai rikosrekisteritiedoista työntekijän luotettavuuden selvittämiseksi, jolloin suostumusta ei edellytetä.
8. Tietojen säilyttämisaika
Taitotalon rekrytoinnit
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi. Tämän jälkeen tiedot tuhotaan ellei niiden käsittelylle ole edelleen soveltuvaa käsittelyperustetta. Säilytysajoissa otetaan huomioon esimerkiksi lainsäädännön mahdollistamat kanneajat sekä työnantajanvelvollisuudet.
Taitotalo säilyttää hakemuksia 15 kuukautta hakuajanumpeutumisesta.
Avoimia hakemuksia säilytetään 15 kuukautta hakemuksen viimeisestä päivityksestä.
9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle
Käsittely tapahtuu Taitotalon rekrytointijärjestelmässä, jotka sijaitsevat EU/ETA-alueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on henkilötietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja- asetuksen asettamia vaatimuksia. Rekisterinpitäjä voi käyttää muun muassa toimivaltaisten viranomaisten kulloinkin hyväksymiä kansainvälisiä tiedonsiirtoja varten laadittuja mallisopimuslausekkeita.
11. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet salassapitoon. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein.
Sähköinen aineisto
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Henkilötiedot suojataan muun muassa seuraavilla menettelyillä: pääsynhallinta, palomuurit, salasanajärjestelyt. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon.
12. Rekisteröidyn oikeudet
12.1 Tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilötiedot sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Pyyntö lähetetään osoitteeseen kirjaamo@taitotalo.fi.
12.2 Oikeus vaatia tietojen korjaamista tai poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, tai henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
12.3 Rajoittamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa: (i) rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden, (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista, (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä.
12.4 Vastustamisoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
12.5 Ota yhteyttä
Rekisteröity voi käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan lähettämällä pyynnön AEL-Amiedu Oy:lle osoitteeseen kirjaamo@taitotalo.fi.
13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaisille, jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan käsitellään tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Ratapihantie 9, 6. krs., 00520 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde 029 56 66700
Sähköposti tietosuoja@om.fi
