HR:n strateginen rooli muutoksessa – yksilöt muutoksen moottoreiksi Uutinen

Organisaatioiden johto määrittelee muutoksen strategisen suunnan. Henkilöstöhallinnon tehtäväksi jää kriittinen kysymys: miten henkilöstö saadaan sitoutumaan muutokseen ja toimimaan sen toteuttajina?

Taitotalon Ajatusten aamiaisella 9.10.2025 asiantuntijat valottivat muutosjohtamisen haasteita ja henkilöstöhallinnon roolia niiden ratkaisemisessa. Esitykset loivat moniulotteisen kuvan siitä, miksi muutoksen onnistuminen ratkeaa viime kädessä yksilöiden tasolla – ja miksi henkilöstöhallinnon strateginen osaaminen on tässä korvaamatonta.

Mukautuva johtaminen ja henkilöstöhallinnon uusi rooli

Dosentti, HTT, hallinnon yksikön johtaja Ilpo Laitinen Starasta haastoi perinteisen johtamisajattelun tuomalla esiin mukautuvan johtamisen tarpeen epävarmassa maailmassa. Hänen mukaansa organisaatiot kohtaavat yhä useammin vaikeita ongelmia, joille ei ole valmiita vastauksia tai edes selkeää alkua tai loppua. Näissä tilanteissa johtajan rooli ei ole antaa vastauksia, vaan kysyä oikeita kysymyksiä ja ohjata yhteistä ongelmanratkaisua.

Laitinen viittaa Ralph Staceyn monimutkaiseen vuorovaikutteiseen prosessiin, jossa korostetaan, että organisaatioiden kulttuuri ja toiminta muuttuu jatkuvasti vuorovaikutuksen kautta, eikä se ole enää pysyvä ja hallittava tila. Merkitykset syntyvät arjen pienissä keskusteluissa, ei valmiista pysyvistä malleista. Tämä asettaa henkilöstöhallinnolle vaatimuksen kehittää organisaation vuorovaikutuksen laatua ja tukea yksilöiden kykyä rikastuttavaan vuoropuheluun.

Laitisen mukaan mukautuva organisaatio on joustava, uutta luova, rajoiltaan joustava ja kannustaa yksilöitä huippusuorituksiin. Se on myös "upea paikka olla töissä". Henkilöstöhallinnon tehtävä on rakentaa kulttuuria, joka tukee näitä piirteitä – esimerkiksi varmistamalla, että henkilöstö osallistuu ongelmanratkaisuun, että oppiminen on jatkuvaa ja että organisaation moninaiset näkökulmat nähdään voimavarana.

Henkilöstöhallinto vastassa jähmettymisen ansat

Yksi suurimmista haasteista on Laitisen mukaan jähmettymisen ansa. Siinä organisaatiot rakentavat osaamista toistuvien toimintatapojen pohjalta, mikä tuottaa ennustettavia tuloksia mutta estää uusien vaihtoehtojen tutkimisen. Tämä johtaa osaamisansaan, jossa organisaatio toistaa samoja valintoja, vaikka ympäristö vaatisi uudistumista.

Henkilöstöhallinnon rooli on haastaa näitä rutiineja ja tukea organisaation kykyä oppia virheistä. Laitinen varoittaa myös pakottavasta positiivisuudesta, jossa positiivisuus velvoitteena lannistaa muita tuomasta esiin ongelmia. Henkilöstöhallinnon on varmistettava, että organisaatiossa on tilaa rakentavalle kritiikille ja että myös vähemmistönäkemykset tulevat kuulluiksi.

Organisaation sisäinen muutos vaatii kokonaisvaltaista lähestymistapaa

Kansallisarkiston strategian ja osaamisen palveluiden johtaja Hanna Erkon esitys Kansallisarkiston moniulotteisesta muutosprosessista teki näkyväksi, miten henkilöstöhallinnon rooli kasvaa, kun organisaatio kohtaa samanaikaisesti useita suuria muutoksia. Kansallisarkistoon yhdistyy kaksi muuta kirjasto-organisaatiota 1.1.2026, peruskorjaa parhaillaan päärakennustaan ja päivittää samalla koko strategiaansa ja organisaatiorakennettaan.

Erkko kuvaa, kuinka muutos vaatii sekä ministeriövetoista yhteensovitusta että virastojen omaa valmistelua. Henkilöstöhallinnon tehtävä on toimia siltana näiden tasojen välillä. Henkilöstöryhmä, viestintäryhmä ja SUUNTA-kokonaisuus edustavat järjestelmällistä lähestymistapaa, jossa henkilöstöhallinnon ääni on kuultavissa kaikilla tasoilla.

Keskeisenä viestinä Erkko nostaa muutoskyvykkyyden – sen, että henkilöstöä on tuettava jatkuvasti uuden oppimisessa ja sopeutumisessa.

– Muutos on oppimista, oppiminen on muutosta, Erkko tiivistää.

Henkilöstöhallinnon on varmistettava, että koulutusta, ohjausta ja yhteisiä pohdintatilaisuuksia järjestetään riittävästi. Kansallisarkistossa on toteutettu esimerkiksi muutoskyvykkyyden verkkokurssi, työhyvinvoinnin johtamisen kurssi ja tiimikeskusteluja muutosmallin pohjalta.

Muutos alkaa ymmärryksestä, ei päätöksestä

"Miksi arkeani muutetaan?" Jouni Simosen esittelemässä muutosmallissa tämä kysymys oli ensimmäinen askel kohti onnistunutta muutosta. Simonen on Taitotalossa johtamisen koulutusasiantuntija.

Malli jakaa yksilön muutosprosessin viiteen vaiheeseen: ymmärrys, halu, tieto–taito, kyvykkyys ja vahvistaminen.

Muutosjohtamista hyvin laajasti tutkivan ja kansainvälisesti toimivan Proscin tutkimusten mukaan muutokset epäonnistuvat useimmiten juuri siksi, että ymmärrystä ei ole rakennettu riittävästi. Simonen korostaa, että tiedon jakaminen ei ole sama asia kuin ymmärryksen herättäminen. Henkilöstöhallinnon tehtävä on varmistaa, että organisaation strategiset tavoitteet käännetään henkilöstölle merkityksellisiksi.

Tässä korostuu myös viestijän uskottavuus. Tutkimusten mukaan 70 prosenttia työntekijöistä pitää viestejä uskottavimpana, kun niiden lähettäjä on lähiesihenkilö. Henkilöstöhallinnon rooli on rakentaa viestintäjärjestelmä, jossa tieto kulkee tehokkaasti ja luottamusta herättäen.

Halun rakentaminen vaatii myötäelämisen johtamista

Ymmärrys ei vielä synnytä muutoshalua.

– Yleinen johdon harha on ajatella, että ymmärryksellä luodaan myös halu. Todellisuudessa halu on tunneperäinen, yksilöllinen prosessi, johon vaikuttavat henkilökohtainen tilanne, organisaation historia ja muutoksen koettu luonne, Simonen toteaa.

Tässä vaiheessa henkilöstöhallinnon on tunnistettava ja tunnustettava muutosvastarinta ilmiönä, joka syntyy luonnollisesti. Tutkimus osoittaa, että muutosvastarintaa esiintyy eniten keskijohdossa (42 %), mikä on loogista: he joutuvat tasapainoilemaan johdon odotusten ja työntekijöiden huolten välissä.

Henkilöstöhallinnon tehtävä on luoda tilaa aidolle vuorovaikutukselle, jossa huolet ja kysymykset voidaan käsitellä rakentavasti. Myötäeläminen, ennakointi ja edellytykset – nämä ovat Simosen mukaan muutosjohtamisen kolme peruspilaria, joilla luodaan henkisesti turvallinen ympäristö muutokselle.

Kohti strategista henkilöstöhallinnon kumppanuutta

Kaikkien kolmen luennoitsijan viesti on selvä: muutoksen strateginen suunta asetetaan johdossa, mutta henkilöstöhallinto on avainasemassa sen toteutumisessa. Henkilöstöhallinnon tehtävä ei ole vain hallinnollinen, vaan syvästi strateginen.

Konkreettinen muistilista muutokseen

1. Käännä strategia arjen kielelle
Varmista, että jokainen ymmärtää, miksi muutos tehdään ja mitä se tarkoittaa omassa työssä.

2. Tunnista ja käsittele muutosvastarinta
Luo tilaa huolille ja kysymyksille, älä pakota positiivisuuteen.

3. Tee osaamiskartoitus ja järjestä mahdollisuudet osaamisen kehittymiseen.
Tue oppimista ja uuden kokeilua.

4. Varmista resurssit ja tuki
Anna aikaa ja mahdollisuuksia uuden omaksumiseen.

5. Palkitse ja juhlista onnistumisia
Tee näkyväksi pienetkin edistysaskeleet.

6. Kehitä vuorovaikutusta
Tue avointa keskustelua ja moninaisuutta.

HR toimii siltana johdon ja henkilöstön välillä muutoksissa

Muutoksen onnistuminen ei ratkea johtoportaan strategiapäätöksissä, vaan siinä, miten yksilöt organisaation kaikilla tasoilla omaksuvat ja toteuttavat muutosta. Henkilöstöhallinnolla on tässä korvaamaton rooli: se toimii siltana strategian ja arjen välillä, rakentaa edellytyksiä muutokselle ja varmistaa, että henkilöstö ei ole vain muutoksen kohde vaan sen aktiivinen toteuttaja.

Ajatusten aamiaisella kuullut esitykset osoittivat, henkilöstöhallinnon strateginen merkitys kasvaa epävarmuuden aikakaudella. Organisaatiot, jotka ymmärtävät tämän ja investoivat henkilöstöhallinnon osaamiseen, ovat paremmassa asemassa navigoimaan tulevaisuuden haasteissa. He myös osaavat tehdä muutoksesta mahdollisuuden, ei uhkan.

Seuraava Ajatusten aamiainen on helmikuussa 2026. Tavataan uusien aiheiden äärellä!

Lue lisää

Katso Taitotalon LinkedIn postauksesta tilaisuuden tunnelmia.