TaitoRekryn tietosuojaseloste

päivitetty 1.12.2025

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot 

AEL-Amiedu Oy (myöhemmin myös Taitotalo) 
Y-tunnus: 3008326-5 
Postiosoite: Valimotie 8, 00380 Helsinki 
Sähköposti (tiedustelut ja kyselyt): kirjaamo@taitotalo.fi 

2. Käsittelyn oikeusperusta 

Taitorekry-palvelussa käsiteltävien henkilötietojen avulla tuemme työnhakijoiden työuran kehittymistä ja autamme heitä löytämään uuden työpaikan. Samalla tuemme asiakasyritysten liiketoimintaa auttamalla niitä löytämään sopivia ja osaavia työntekijöitä. 

Sopimus 
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklaan 6(1)(b), koska käsittely on tarpeen työnhakijan ja Taitotalon välisen sopimuksen (rekisteröityminen Taitorekry-palveluun ja hakeminen avoimiin tehtäviin) täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi työnhakijan pyynnöstä. 

Tämä tarkoittaa henkilötietojen käsittelyä työnhakijan rekrytointiprosessissa, jonka tavoitteena on työnhakijan työllistyminen asiakasyritykseen. Käsittely on välttämätöntä hakijan soveltuvuuden arvioimiseksi ja rekrytointiin liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi ennen asiakasyrityksen valintapäätöstä. Sopimus syntyy Taitorekryn ja työnhakijan välille. 

 Asiakastyönantajan työpaikkailmoitusten yhteydessä tämä tarkoittaa asiakastyönantajan ilmoittajien syöttämiä henkilötietoja, joista vastaa ilmoituksen laatinut taho. 

Suostumus 
Jos tietoja kerätään muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään (esim. suositukset, referenssit), käsittelyn oikeusperusteena voi olla työnhakijan antama suostumus. Suostumus perustuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) artiklaan 6(1)(a), ja se on vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen tahdonilmaisu, jolla työnhakija hyväksyy henkilötietojensa käsittelyn.  

Työnhakija antaa suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin, joita ovat työnhakijan soveltuvuuden arviointi, yhteydenpito rekrytointiprosessin eri vaiheissa, suositusten ja referenssien tarkistaminen, osaamis- ja soveltuvuusarviointien toteuttaminen sekä hakijan tietojen säilyttäminen mahdollisia tulevia rekrytointeja varten työnhakijan antaman suostumuksen mukaisesti. 

Työnhakijalla on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse tai Taitotalon tietopyyntölomakkeella. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen perumista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. 

Oikeutettu etu 
Taitotalo voi käsitellä asiakasyritysten yhteyshenkilöiden henkilötietoja oikeutetun edun perusteella (GDPR 6(1)(f)) rekrytointipalvelun toteuttamiseksi ja asiakassuhteen hallintaan. 

Tätä oikeusperustetta sovelletaan tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittely on tarpeen palveluiden tarjoamiseksi, asiakasyhteyden ylläpitämiseksi, rekrytointiin liittyvien toimeksiantojen hoitamiseksi, palvelun kehittämiseksi tai väärinkäytösten estämiseksi. Käsittely ei tällöin perustu sopimukseen työnhakijan kanssa, vaan Taitotalon ja asiakasyrityksen väliseen oikeutettuun liiketoiminnalliseen etuun. 

Taitotalo on suorittanut oikeutetun edun tasapainotestin varmistaakseen, ettei käsittely aiheuta kohtuutonta haittaa rekisteröidyn oikeuksille tai vapauksille, ja päivittää testiä aina, kun henkilötietojen käsittelyn luonne tai tarkoitus muuttuu. 

Lakisääteinen velvoite 
Tätä sovelletaan vain silloin, kun Taitotalolla on tietosuojalainsäädännön mukaisia velvollisuuksia, esimerkiksi kirjanpitovelvollisuuteen liittyvä tietojen säilyttäminen. Asiakasyrityksen omat työnantajavelvoitteet eivät kuulu tämän tietosuojaselosteen piiriin. 

Läpinäkyvyys tekoälyn käytöstä (AI Act) 
Taitorekry-palvelussa käytetään tekoälypohjaisia ratkaisuja rekrytointiprosessin tukena. Tekoälyä hyödynnetään muun muassa hakemusten ja ansioluetteloiden analysoinnissa, ehdokasprofiilien luokittelussa ja ilmoitusten kohdentamisessa. Tekoäly ei tee automatisoituja päätöksiä, jotka yksinään vaikuttaisivat hakijan oikeuksiin tai asemaan, vaan lopullisen valinnan tekee aina ihminen. Tekoäly on palvelun kiinteä osa, eikä sen käytöstä ilmoiteta erikseen jokaisessa yksittäisessä rekrytointiprosessissa. Palvelussa käytetty tekoäly ei tallenna henkilötietoja rekisterinpitäjän vaikutusvallan ulkopuoliseen opetusdataan. 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 

Taitotalon Taitorekry-rekisterin henkilötietoja käytetään rekrytointiin liittyvissä toimenpiteissä. 
Näitä toimenpiteitä ovat: työnhakijoiden arvioiminen ja valitseminen, yhteydenpito työnhakijoihin, haastatteluiden ja mahdollisten soveltuvuustestien toteuttaminen, arviointi ja tulosten läpikäynti, rekrytointiin liittyvän raportointidatan kerääminen sekä mahdollisiin oikeusvaateisiin vastaaminen ja puolustautuminen. 

4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä 

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sitä luonnollista henkilöä, jota koskevia henkilötietoja käsitellään. Rekisteröidyt ovat Taitorekry-palvelun työnhakijoita.  

Rekisteröityjä ovat Taitorekry-palveluun rekisteröityneet työnhakijat. Rekisteröityjä ovat myös asiakasyritysten ja yhteistyökumppaneiden yhteyshenkilöt, joiden henkilötietoja käsitellään rekrytointipalvelun toteuttamiseksi ja asiakassuhteiden hallintaan. Lisäksi rekisterissä voi olla Taitotalon työntekijöiden tietoja silloin, kun he käyttävät Taitorekry-palvelua. Mikäli työnhakija liittää hakemukseensa kolmannen henkilön tietoja, hän vastaa siitä, että hänellä on lupa luovuttaa kyseiset tiedot. 

5. Tietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät 

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun: rekrytointijärjestelmän IT-toimittaja (TalentAdore). 
Ulkopuoliset toimijat käsittelevät henkilötietoja käsittelijöinä Taitotalon puolesta ja lukuun tietosuojalainsäädännön mukaisin sopimuksin. 

Henkilötietoja voidaan luovuttaa asiakasyrityksille siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista rekrytointiprosessin toteuttamiseksi. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille lain tai viranomaismääräysten perusteella. 

6. Rekisterin tietosisältö 

Rekisteri voi sisältää työnhakijan nimen ja yhteystiedot, hakemuksen ja ansioluettelon tiedot, koulutus- ja työhistorian, kielitaidon, mahdollisen valokuvan, soveltuvuus- ja arviointituloksia, videohaastattelutallenteita, työnhakijan ilmoittamien suosittelijoiden tietoja, rekrytointiprosessin etenemiseen liittyviä merkintöjä sekä palvelun teknisiä lokitietoja. 

7. Säännönmukaiset tietolähteet 

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti työnhakijalta itseltään. Lisäksi tietoja voidaan kerätä työnhakijan suostumuksella esimerkiksi suosittelijoilta tai muista luotettavista lähteistä, jos se on tarpeellista tehtävän täyttämiseksi. 

Työnhakijan suostumuksen voimassaolo ja kattavuus varmistetaan aina ennen henkilötietojen käyttämistä uuteen rekrytointiprosessiin tai toimeksiantoon. Mikäli työnhakija on peruuttanut suostumuksensa, hänen tietojaan ei käytetä kyseiseen tarkoitukseen. 

Henkilöluottotietoja ja rikosrekisteritietoja voidaan käsitellä vain lain sallimissa tapauksissa ilman erillistä suostumusta. 

8. Tietojen säilyttämisaika 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen tässä selosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi tai niin kauan kuin rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää tietoja lain nojalla. Rekisteröityneen työnhakijan tiedot säilytetään viisitoista (15) kuukautta viimeisen hakemuksen päättymisestä. Passiivisen työnhakijan tiedot poistetaan kahdentoista (12) kuukauden kuluttua viimeisestä päivityksestä. 

Asiakasyritysten toimeksiantoihin liittyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön mukaisesti kuuden (6) vuoden ajan. 
Kun tietojen säilyttämiselle ei enää ole lainmukaista perustetta, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. 

9. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi 

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon eikä sellaiseen profilointiin, joka yksinään aiheuttaisi rekisteröityä koskevia oikeusvaikutuksia tai vaikuttaisi merkittävästi hänen asemaansa. 

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle 

Käsittely tapahtuu Taitotalon Taitorekry-palvelun rekrytointijärjestelmässä (TalentAdore), joka sijaitsee EU/ETA-alueella. Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle, jos se on teknisen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Siirroissa käytetään tietosuoja-asetuksen mukaisia suojamekanismeja, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita. 

11. Rekisterin suojauksen periaatteet 

Manuaalinen aineisto 
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, joiden tehtäviin henkilötietojen käsittely kuuluu ja jotka ovat sitoutuneet salassapitoon. Fyysinen pääsy tietoon rajataan pääsyoikeuksin ja turvatoimenpitein. 

Sähköinen aineisto 
Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein luvattomalta käsittelyltä ja pääsyltä. Henkilötiedot suojataan muun muassa seuraavilla menettelyillä: pääsynhallinta, palomuurit, salasanajärjestelyt. Pääsy henkilötietoihin on rajattu henkilöihin, jotka ovat sitoutuneet salassapitoon. 

12. Rekisteröidyn oikeudet 

12.1 Tarkastusoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tarkastaa rekisteröityä itseään koskevat henkilötiedot sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Pyyntö lähetetään osoitteeseen kirjaamo(at)taitotalo.fi. 

12.2 Oikeus vaatia tietojen korjaamista tai poistamista 

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot, mikäli henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin, rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä, henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti, tai henkilötiedot on poistettava rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.  

12.3 Rajoittamisoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rajoitusta henkilötietojen käsittelyyn mm. seuraavissa tilanteissa: (i) rekisteröity kiistää tietojen paikkansapitävyyden, (ii) käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista, (iii) rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, (iv) rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä.  

12.4 Vastustamisoikeus 

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, ellei rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. 

12.5 Ota yhteyttä 

Rekisteröity voi käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan Taitotalon tietopyyntölomakkeella 

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus, jos hän katsoo henkilötietoja käsiteltävän lainvastaisesti. 

Valvontaviranomaisen yhteystiedot: 
Tietosuojavaltuutetun toimisto 
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 
PL 800, 00521 Helsinki 
029 56 66700 
tietosuoja@om.fi